Guía de automatización de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo automatizan acciones repetitivas respondiendo a eventos en su cuenta. Cuando se cumple una condición de activación, el flujo de trabajo ejecuta una o más acciones automáticamente.
Crear un flujo de trabajo
- Navegue a Flujos de trabajo (en la barra lateral o configuración).
- Haga clic en Agregar.
- Ingrese un nombre y descripción para el flujo de trabajo.
- Configure el disparador:
- Entidad del disparador: El tipo de registro que activa el flujo de trabajo. Entidades compatibles: Tarea, Incidente, Incidencia, Nota, Caso de prueba, Ciclo de prueba, Sprint, Versión, Marco de cumplimiento, Requisito de cumplimiento, Control de cumplimiento, Política de cumplimiento, Procedimiento de cumplimiento y Entrada de objeto personalizado
- Evento del disparador: Cuándo se activa el flujo de trabajo: Creado, Actualizado o Eliminado
- Condiciones del disparador: Condiciones opcionales que deben cumplirse para que el flujo de trabajo se ejecute (por ejemplo, solo cuando el estado cambia a un valor específico)
- Haga clic en Guardar.
Agregar acciones
- Abra el flujo de trabajo que creó.
- Haga clic en Agregar acción.
- Configure la acción (por ejemplo, enviar una notificación, actualizar un campo, crear un registro relacionado).
- Establezca el orden de la acción si tiene múltiples acciones. Las acciones se ejecutan en secuencia.
- Haga clic en Guardar.
Disparadores de entradas de objetos personalizados
Al usar Entrada como entidad del disparador, también debe seleccionar el Tipo de objeto específico. Esto le permite crear flujos de trabajo que respondan a cambios en sus datos personalizados.
Activar y desactivar
Active o desactive un flujo de trabajo usando el interruptor Habilitado. Los flujos de trabajo desactivados no se ejecutan aunque se cumplan las condiciones del disparador.
Flujos de trabajo de correo electrónico
Al usar Correo electrónico como entidad del disparador, se habilitan capacidades adicionales:
- Condición de clasificación de correo: Agregue una condición en el campo “Clasificación de correo electrónico” para distinguir entre correos entrantes nuevos y respuestas a tickets existentes. Establezca el valor como “Correo nuevo” para conversaciones nuevas o “Respuesta a ticket existente” para seguimientos. Esto le permite crear flujos de trabajo separados para cada escenario.
- Buzones compartidos objetivo: Opcionalmente restrinja el flujo de trabajo para que se active solo para correos recibidos en buzones compartidos específicos, o déjelo vacío para activarse en todos los buzones compartidos.
- Extraer referencias de tickets: Una acción específica para correos que escanea el asunto y el cuerpo del correo entrante en busca de números de referencia de tickets (por ejemplo, TKT-00042) usando un patrón regex configurable. Las referencias extraídas se almacenan en el contexto de ejecución del flujo de trabajo para uso en acciones posteriores.
- Vincular correo a ticket: Una acción específica para correos que lee las referencias de tickets extraídas del contexto de ejecución y crea registros de vínculo de entidad entre el correo y cada ticket coincidente. Coloque esta acción después de Extraer referencias de tickets en la secuencia de acciones.
Profundidad de encadenamiento
Los flujos de trabajo pueden activar otros flujos de trabajo (encadenamiento). La configuración de Profundidad máxima de cadena previene bucles infinitos limitando cuántos niveles de profundidad pueden alcanzar las cadenas de flujos de trabajo.
Historial de ejecución
Vea el historial de ejecución de cada flujo de trabajo para saber cuándo se ejecutó, qué lo activó y si tuvo éxito o falló. Use esto para depurar y monitorear sus automatizaciones.
Filtrado y búsqueda
Filtre flujos de trabajo por estado (habilitado/deshabilitado) o busque por nombre.