Leitfaden zur Workflow-Automatisierung
Workflows automatisieren wiederkehrende Aktionen, indem sie auf Ereignisse in Ihrem Konto reagieren. Wenn eine Trigger-Bedingung erfüllt ist, führt der Workflow automatisch eine oder mehrere Aktionen aus.
Einen Workflow erstellen
- Navigieren Sie zu Workflows (in der Seitenleiste oder den Einstellungen).
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein.
- Konfigurieren Sie den Trigger:
- Trigger-Entität: Der Datensatztyp, der den Workflow auslöst. Unterstützte Entitäten: Aufgabe, Vorfall, Issue, Notiz, Testfall, Testzyklus, Sprint, Release, Compliance-Framework, Compliance-Anforderung, Compliance-Kontrolle, Compliance-Richtlinie, Compliance-Verfahren und benutzerdefinierter Objekteintrag
- Trigger-Ereignis: Wann der Workflow ausgelöst wird: Erstellt, Aktualisiert oder Gelöscht
- Trigger-Bedingungen: Optionale Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow ausgeführt wird (z. B. nur wenn sich der Status auf einen bestimmten Wert ändert)
- Klicken Sie auf Speichern.
Aktionen hinzufügen
- Öffnen Sie den erstellten Workflow.
- Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
- Konfigurieren Sie die Aktion (z. B. eine Benachrichtigung senden, ein Feld aktualisieren, einen verwandten Datensatz erstellen).
- Legen Sie die Aktionsreihenfolge fest, wenn Sie mehrere Aktionen haben. Aktionen werden sequenziell ausgeführt.
- Klicken Sie auf Speichern.
Trigger für benutzerdefinierte Objekteinträge
Wenn Sie Eintrag als Trigger-Entität verwenden, müssen Sie auch den spezifischen Objekttyp auswählen. Dies ermöglicht es Ihnen, Workflows zu erstellen, die auf Änderungen in Ihren benutzerdefinierten Daten reagieren.
Aktivieren und Deaktivieren
Schalten Sie einen Workflow mit dem Schalter Aktiviert ein oder aus. Deaktivierte Workflows werden nicht ausgeführt, auch wenn die Trigger-Bedingungen erfüllt sind.
E-Mail-Workflows
Wenn Sie E-Mail als Trigger-Entität verwenden, werden zusätzliche Funktionen verfügbar:
- E-Mail-Klassifizierungsbedingung: Fügen Sie eine Bedingung für das Feld „E-Mail-Klassifizierung” hinzu, um zwischen neuen eingehenden E-Mails und Antworten auf bestehende Tickets zu unterscheiden. Setzen Sie den Wert auf „Neue E-Mail” für neue Konversationen oder „Antwort auf bestehendes Ticket” für Folge-E-Mails. So können Sie separate Workflows für jedes Szenario erstellen.
- Ziel-Postfächer: Beschränken Sie den Workflow optional so, dass er nur für E-Mails ausgelöst wird, die in bestimmten gemeinsamen Postfächern eingehen, oder lassen Sie das Feld leer, um bei allen gemeinsamen Postfächern auszulösen.
- Ticket-Referenzen extrahieren: Eine E-Mail-spezifische Aktion, die den Betreff und den Text der eingehenden E-Mail nach Ticket-Referenznummern (z. B. TKT-00042) mithilfe eines konfigurierbaren Regex-Musters durchsucht. Extrahierte Referenzen werden im Workflow-Ausführungskontext für die Verwendung durch nachfolgende Aktionen gespeichert.
- E-Mail mit Ticket verknüpfen: Eine E-Mail-spezifische Aktion, die extrahierte Ticket-Referenzen aus dem Ausführungskontext liest und Entitätsverknüpfungsdatensätze zwischen der E-Mail und jedem übereinstimmenden Ticket erstellt. Platzieren Sie diese Aktion nach „Ticket-Referenzen extrahieren” in der Aktionssequenz.
Kettenverkettungstiefe
Workflows können andere Workflows auslösen (Verkettung). Die Einstellung Maximale Kettentiefe verhindert Endlosschleifen, indem sie begrenzt, wie viele Ebenen tief Workflow-Ketten gehen können.
Ausführungsverlauf
Sehen Sie den Ausführungsverlauf für jeden Workflow ein, um zu erfahren, wann er ausgeführt wurde, was ihn ausgelöst hat und ob er erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Nutzen Sie dies zum Debuggen und Überwachen Ihrer Automatisierungen.
Filtern und Suchen
Filtern Sie Workflows nach Status (aktiviert/deaktiviert) oder suchen Sie nach Name.