Workflows in ISO Mate automatisieren wiederkehrende Arbeit, indem sie auf Ereignisse in Ihrem Konto reagieren. Wenn ein Auslöser feuert und die von Ihnen gesetzten Bedingungen erfüllt sind, führt der Workflow eine Abfolge von Aktionen der Reihe nach aus. Sie erstellen Workflows im visuellen Workflow-Builder, den Sie über das Einstellungsmenü (Zahnrad-Symbol) in der oberen Leiste öffnen. Workflows unterstützen acht Auslöserquellen, einen Katalog von fast dreißig Aktionstypen, Verzweigungen und Schleifen, KI-Schritte und geführte Platzhalter, und die meisten erweiterten Funktionen stehen zur Verfügung, sobald die entsprechende Funktion für Ihr Konto aktiviert ist.
So erstellen Sie einen Workflow
- Öffnen Sie das Einstellungsmenü (Zahnrad) in der oberen Leiste und wählen Sie Workflow-Builder.
- Wählen Sie Erstellen, um einen neuen Workflow zu beginnen.
- Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
- Wählen Sie eine Auslöserquelle und konfigurieren Sie deren Felder.
- Fügen Sie optional Auslöserbedingungen hinzu, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow läuft.
- Fügen Sie Aktionen auf der Arbeitsfläche hinzu und nutzen Sie Verzweigung, For-each und Unter-Workflow-Aufruf für komplexere Logik, sofern diese Funktionen aktiviert sind.
- Speichern Sie den Workflow. Neue Workflows werden deaktiviert erstellt, sodass Sie sie zunächst prüfen können.
- Verwenden Sie den Schalter Aktiviert, um ihn zu aktivieren, wenn Sie bereit sind.
Auslöserquellen auf einen Blick
- Entität: feuert, wenn ein Datensatz für eine unterstützte Entität erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird.
- Feldänderung: feuert, wenn ein bestimmtes Feld sich ändert, mit optionalen Filtern für Ausgangs- und Zielwert.
- Zeitplan: läuft nach einem Cron-Zeitplan, mit einer Mindesttaktung von alle fünf Minuten.
- Zeitrelativ: feuert eine bestimmte Anzahl von Minuten, Stunden oder Tagen vor oder nach einem Datumsfeld auf passenden Datensätzen.
- Inaktivität: feuert, wenn ein Datensatz für eine konfigurierte Dauer nicht geändert wurde, mit mindestens fünfzehn Minuten, wenn der Schwellenwert in Minuten angegeben ist.
- Manuell: zeigt eine Schaltfläche Workflow ausführen auf den Detailseiten der von Ihnen gewählten Entitätstypen.
- Webhook: läuft, wenn ein externes System an eine signierte, rotierbare URL sendet.
- Formulareinreichung: läuft, wenn ein veröffentlichtes Formular eingereicht wird.
Ausführliche Details zu jeder Quelle finden Sie unter Workflow-Auslöser.
Aktionen auf einen Blick
Aktionen sind nach Zweck gruppiert: Datensatzoperationen (erstellen, aktualisieren, Feld setzen, Tag hinzufügen oder entfernen, Zuständigen ändern, Status wechseln, archivieren, löschen), Benachrichtigungen (E-Mail und In-App), Helpdesk (Ticket erstellen, SLA-Richtlinie zuweisen, eskalieren, vordefinierte Antwort senden, interne Notiz hinzufügen sowie Helfer für Ticketreferenzen und E-Mail-Verknüpfung), Kalender und Aktivität (Kalenderereignis und Vertriebsaktivität), externe Integrationen (HTTP-Anfrage und PDF erzeugen), KI-Schritte (zusammenfassen, klassifizieren, Antwort entwerfen) und Ablaufsteuerung (Verzweigung, For-each, Warten und Unter-Workflow-Aufruf). Den vollständigen Katalog finden Sie unter Workflow-Aktionen.
Platzhalter und Filter
Jedes Textfeld in einer Aktionskonfiguration kann dynamische Daten über Platzhalter wie {{trigger.field}}, {{steps.<step_name>.output.<key>}} und {{loop.item}} referenzieren. Wenden Sie Filter wie upper, lower, title, date:'Y-m-d', truncate:100, json, map, take und join:', ' an, um die Ausgabe zu formen. Der geführte Ausdruckseditor hilft Ihnen, diese ohne Auswendiglernen der Syntax zusammenzustellen. Siehe Der Workflow-Ausdruckseditor.
Vorlagen
Wenn Vorlagen aktiviert sind, bietet die Vorlagengalerie vorgefertigte Ausgangspunkte für gängige Automatisierungen. Eine Vorlage wird mit ihrem vollständigen Aktionsbaum, dem Zeitplan, der Auslöserkonfiguration, den Postfachzuordnungen und weiteren Einstellungen instanziiert, und Sie ordnen kontospezifische Werte nach und nach zu. Siehe Mit einer Workflow-Vorlage starten.
Governance und Sicherheit
- Versionierung: jede Änderung wird als Version festgehalten, sodass Sie eine frühere Definition wiederherstellen können.
- Prüfprotokoll: sehen Sie, wer einen Workflow geändert hat und was geändert wurde.
- Testlauf: führen Sie gegen eine echte oder synthetische Entität ohne Nebeneffekte aus.
- Metriken: verfolgen Sie Erfolgsrate, Ausführungsanzahl und Dauer pro Workflow.
- Import und Export: verschieben Sie Workflows als portables JSON zwischen Konten.
Diese Governance-Funktionen stehen jeweils zur Verfügung, sobald sie aktiviert sind. Details finden Sie unter Workflows verwalten.
Berechtigungen und Feature-Flags
Workflow-Berechtigungen umfassen das Anzeigen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Workflows, das manuelle Ausführen, Import und Export, das Verwalten von Vorlagen, das Anzeigen von Metriken und das Verwalten von Versionen. Jede erweiterte Funktion wird durch ein eigenes Feature-Flag gesteuert, darunter Feldänderung, geplant, zeitrelativ, Inaktivität, manuell, Webhook, Formulareinreichung, Warten, Verzweigung, For-each, Unter-Workflow, KI-Aktionen, Testlauf, Versionen, Vorlagen, Metriken sowie Import und Export, sodass Ihr Konto Funktionen schrittweise einführen kann.
Ausführungsverlauf
Jede Ausführung wird mit Zeitstempeln, einem Status und der Ausgabe pro Aktion protokolliert. Öffnen Sie eine beliebige Ausführung, um die vollständige Spur zu sehen, einschließlich Wiederholungsversuchen sowie Ein- und Ausgabe jeder Aktion.
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