Überblick zur Workflow-Automatisierung
Workflows automatisieren wiederkehrende Arbeit, indem sie auf Ereignisse in Ihrem Konto reagieren. Wenn ein Auslöser feuert und alle Bedingungen erfüllt sind, führt der Workflow eine Sequenz von Aktionen aus. ISO Mate-Workflows unterstützen acht Auslöserquellen, über 30 Aktionstypen, Verzweigungen und Schleifen, KI-Schritte und einen visuellen Editor mit geführten Platzhaltern.
Einen Workflow erstellen
- Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Workflows.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Workflow ein.
- Wählen Sie eine Auslöserquelle (Entität, Zeitplan, Zeitrelativ, Inaktivität, Manuell, Webhook oder Formularübermittlung) und konfigurieren Sie die Felder.
- Optional: Fügen Sie Auslöserbedingungen hinzu, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow ausgeführt wird.
- Fügen Sie Aktionen auf der Leinwand hinzu. Nutzen Sie Verzweigung, For-Each oder Unter-Workflow-Aufruf für komplexe Logik.
- Speichern Sie den Workflow (neue Workflows werden deaktiviert erstellt, damit Sie sie vor der Aktivierung prüfen können).
- Verwenden Sie den Schalter Aktiviert, um den Workflow zu aktivieren.
Auslöserquellen auf einen Blick
- Entität: feuert bei Erstellt-, Aktualisiert- oder Gelöscht-Ereignissen jeder unterstützten Entität. Kombinieren Sie mit Feldänderung, um auf bestimmte Übergänge zu reagieren.
- Zeitplan: läuft nach einem Cron-Zeitplan. Die Mindestkadenz beträgt 5 Minuten.
- Zeitrelativ: feuert N Minuten, Stunden oder Tage vor oder nach einem Datum-/Zeitfeld passender Datensätze.
- Inaktivität: feuert, wenn ein Datensatz für eine konfigurierte Dauer nicht aktualisiert wurde. Der Mindestschwellenwert in Minuten beträgt 15 Minuten.
- Manuell: blendet eine Schaltfläche Workflow ausführen auf den Detailseiten von Issues, Tickets, Aufgaben, Leads, Deals, Opportunities und Kontakten ein.
- Webhook: läuft, wenn ein externes System an eine signierte, rotierbare URL postet.
- Formularübermittlung: läuft, wenn ein veröffentlichtes Formular abgesendet wird.
Details zu jeder Quelle finden Sie unter Workflow-Auslöser.
Aktionen auf einen Blick
Aktionen sind nach Zweck gruppiert: Datensatzoperationen (Erstellen, Aktualisieren, Feld setzen, Tag, Zuweisen, Archivieren, Löschen, Statuswechsel), Benachrichtigungen (E-Mail, In-App), Helpdesk (Ticket erstellen, SLA zuweisen, eskalieren, vorgefertigte Antwort, interne Notiz), Kalender und Aktivität, externe Integrationen (HTTP, PDF erstellen), KI-Schritte (Zusammenfassen, Klassifizieren, Antwort entwerfen) und Steuerungsfluss (Verzweigung, For-Each, Warten, Unter-Workflow aufrufen). Der vollständige Katalog findet sich unter Workflow-Aktionen.
Platzhalter und Filter
Jedes Textfeld in einer Aktionskonfiguration kann dynamische Daten über Platzhalter wie {{trigger.field}}, {{steps.<step_name>.output.<key>}} oder {{loop.item}} referenzieren. Wenden Sie Filter wie upper, date:'Y-m-d', truncate:100, json und join:', ' an, um die Ausgabe zu formen. Der geführte Ausdruckseditor hilft beim Zusammenbauen, ohne die Syntax auswendig zu lernen. Siehe Der Workflow-Ausdruckseditor.
Vorlagen
Der Vorlagenkatalog bietet vorgefertigte Startpunkte für gängige Automatisierungen (eingehendes Ticket klassifizieren, Erinnerung an überfällige Aufgabe, Wochendigest, Richtlinienbestätigung und viele mehr). Vorlagen werden mit ihrem vollständigen Aktionsbaum, Zeitplan, Auslöserkonfiguration, Postfachbindungen, Ratenlimits, Alarmschwellen und benutzerdefinierten Objektbindungen instanziiert. Siehe Mit einer Workflow-Vorlage starten.
Governance und Sicherheit
- Versionierung: jede Änderung wird als Version erfasst. Frühere Version mit einem Klick wiederherstellen.
- Audit-Log: sehen Sie, wer was an einem Workflow geändert hat.
- Testlauf: Ausführung gegen eine reale oder synthetische Entität ohne Nebenwirkungen.
- Metriken: verfolgen Sie Erfolgsrate, Ausführungsanzahl und durchschnittliche Dauer pro Workflow.
- Import und Export: verschieben Sie Workflows als portables JSON zwischen Konten.
Details finden Sie unter Workflows verwalten.
Berechtigungen und Funktionsflaggen
Berechtigungen umfassen Anzeigen, Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Manuelles Ausführen, Import und Export, Vorlagenverwaltung, Metrikzugriff und Versionsverwaltung. Funktionsflaggen regeln jede erweiterte Fähigkeit (Feldänderung, Zeitplan, Inaktivität, Webhook, Formularübermittlung, Warten, Verzweigung, For-Each, Unter-Workflow, KI-Aktionen, Testlauf, Versionen, Vorlagen, Metriken, Import und Export), damit Konten Funktionen schrittweise einführen können.
Ausführungsverlauf
Jeder Lauf wird mit Zeitstempeln, Status und Pro-Aktions-Ausgabe protokolliert. Öffnen Sie eine Ausführung, um die vollständige Spur zu sehen, einschließlich Wiederholungsversuchen und Eingabe-/Ausgabedaten pro Aktion.