Ein geplanter Digest-Workflow läuft nach einem Cron-Zeitplan, sammelt die in einem aktuellen Zeitraum erstellten Datensätze, fasst sie mit einem KI-Schritt zusammen, rendert das Ergebnis als PDF und sendet den Anhang per E-Mail an Ihr Team. Dies kombiniert den Zeitplan-Auslöser, eine KI-Aktion, die Aktion PDF erzeugen und die Aktion E-Mail senden. Jedes dieser erweiterten Elemente steht zur Verfügung, sobald seine Funktion für Ihr Konto aktiviert ist, und der E-Mail-Versand nutzt ein gemeinsames Postfach.
Der schnellste Weg: die Vorlage Zusammenfassen und per E-Mail senden
Am schnellsten bauen Sie dies mit der Vorlage Zusammenfassen und per E-Mail senden in der Vorlagengalerie. Sie läuft nach einem Zeitplan, ruft die Datensätze der letzten N Tage für eine gewählte Entität ab und sendet ein PDF-Digest per E-Mail. Beim Instanziieren konfigurieren Sie einige Einstellungen: die Quell-Entität, das zu filternde Datumsfeld, den Zeitraum in Tagen, den Zeitplan, den Empfänger und das Postfach zum Senden. Da die Vorlage E-Mails versendet, benötigt Ihr Konto zuerst ein gemeinsames Postfach. Siehe Mit einer Workflow-Vorlage starten.
Von Grund auf erstellen
- Öffnen Sie den Workflow-Builder über das Einstellungsmenü (Zahnrad) und wählen Sie Erstellen.
- Wählen Sie die Auslöserquelle Zeitplan und legen Sie einen Cron-Ausdruck fest, zum Beispiel
0 7 * * MONfür 7:00 Uhr jeden Montag. Die Mindesttaktung beträgt alle fünf Minuten. - Sammeln Sie die aktuellen Datensätze, über die Sie berichten möchten, gefiltert nach einem Datumsfeld und einem Zeitraum wie den letzten sieben Tagen.
- Fügen Sie einen Schritt Mit KI zusammenfassen hinzu, um diese Datensätze zu einer lesbaren Zusammenfassung zu verdichten. Geben Sie dem Schritt einen Namen, damit spätere Aktionen seine Ausgabe referenzieren können.
- Fügen Sie eine Aktion PDF erzeugen hinzu und binden Sie den Zusammenfassungstext in die Vorlage ein, damit das Digest mit Ihrem Inhalt gerendert wird.
- Fügen Sie eine Aktion E-Mail senden hinzu, wählen Sie das gemeinsame Postfach zum Senden, legen Sie die Empfänger fest und hängen Sie das erzeugte PDF an.
- Speichern Sie den Workflow, führen Sie einen Testlauf zur Vorschau der Schritte aus und aktivieren Sie ihn dann.
Die Zusammenfassung in späteren Schritten referenzieren
Benennen Sie Ihren KI-Schritt, zum Beispiel summary, und referenzieren Sie dann seine Ausgabe in den PDF-Zuordnungen und im E-Mail-Text mit {{steps.summary.output.<key>}}. Sie können Datum und Text mit Filtern formatieren, zum Beispiel {{now | date:'Y-m-d'}} im E-Mail-Betreff. Die vollständige Referenz zu Platzhaltern und Filtern finden Sie unter Der Workflow-Ausdruckseditor.
Bevor Sie ihn aktivieren
- Gemeinsames Postfach: fügen Sie eines in Ihrem Konto hinzu, damit die Aktion E-Mail senden einen Absender hat.
- Aktivierte Funktionen: geplante Workflows, KI-Aktionen und die Aktion PDF erzeugen stehen zur Verfügung, sobald sie aktiviert sind.
- Zuerst ein Testlauf: sehen Sie den Aktionsplan gegen echte oder synthetische Daten ohne Nebeneffekte in der Vorschau.
Um jede hier verwendete Aktion zu verstehen, siehe Workflow-Aktionen, und für den Zeitplan-Auslöser siehe Workflow-Auslöser. Für das Gesamtbild lesen Sie den Überblick zur Workflow-Automatisierung.
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