Aktionen sind die Schritte, die ein Workflow ausführt, nachdem sein Auslöser gefeuert hat. ISO Mate bietet einen Katalog von dreißig Aktionstypen, nach Zweck gruppiert: Datensatzoperationen, Benachrichtigungen, Helpdesk, Kalender und Aktivität, externe Integrationen, KI-Schritte und Ablaufsteuerung. Sie fügen sie auf der Arbeitsfläche im Workflow Builder hinzu und ordnen sie an, und jedes Textfeld einer Aktion kann Platzhalter verwenden, um dynamische Daten einzusetzen. KI-Schritte und Aktionen der Ablaufsteuerung stehen bereit, wenn die jeweiligen Funktionen für Ihr Konto aktiviert sind.
Datensatzoperationen
- Datensatz erstellen: erstellt einen neuen Datensatz des gewählten Entitätstyps mit zugeordneten Feldwerten.
- Datensatz aktualisieren: ändert Felder am Auslöserdatensatz oder an einem verwandten Datensatz.
- Feld setzen: setzt ein einzelnes Feld auf einen Wert.
- Tag hinzufügen und Tag entfernen: verwaltet die Tags eines Datensatzes.
- Zuweisung ändern: weist den Datensatz einem anderen Benutzer zu.
- Status wechseln: bringt den Datensatz in einen neuen Status.
- Archivieren und Löschen: archiviert oder entfernt einen Datensatz.
Benachrichtigungen
- E-Mail senden: sendet eine E-Mail mit Betreff und Text, als reinen Text oder HTML, optional aus einem gemeinsamen Postfach.
- In-App-Benachrichtigung senden: benachrichtigt einen Benutzer innerhalb von ISO Mate.
Helpdesk
- Helpdesk-Ticket erstellen: öffnet ein Ticket mit Betreff, Priorität und Anfragendem.
- SLA-Richtlinie zuweisen: hängt eine SLA-Richtlinie an ein Ticket.
- Ticket eskalieren: hebt ein Ticket für eine schnellere Bearbeitung an.
- Vorgefertigte Antwort senden: antwortet mit einer gespeicherten Antwortvorlage.
- Interne Notiz hinzufügen: hinterlegt eine Notiz, die nur Ihr Team sieht.
E-Mail-Antworten mit Tickets verbinden
Diese drei Aktionen greifen in einem Workflow mit E-Mail-Auslöser zusammen. Extrahieren Sie zuerst die Referenzen und nutzen Sie dann eine oder beide der folgenden Aktionen.
- Ticket-Referenzen extrahieren: durchsucht Betreff und Text der eingehenden E-Mail nach Ticket-Referenznummern und speichert sie für die folgenden Schritte. Verwendet standardmäßig das übliche Referenzmuster und akzeptiert ein eigenes Muster, wenn Ihre Referenzen anders aussehen.
- E-Mail mit Ticket verknüpfen: hängt die E-Mail an jedes Ticket, dessen Referenz übereinstimmt, sodass sie unter den verknüpften Entitäten dieses Tickets erscheint.
- E-Mail zum Gesprächsverlauf hinzufügen: fügt die E-Mail dem Gesprächsverlauf des passenden Tickets als Antwort des Absenders hinzu, sodass Agenten die Nachricht der Reihe nach neben ihren eigenen Antworten lesen, anstatt eine verknüpfte E-Mail zu öffnen. Der Absender wird einem Kontakt zugeordnet, oder es wird einer angelegt, damit der Eintrag einen Namen und nicht System zeigt. Eine zweite Ausführung für dieselbe E-Mail erzeugt nie einen doppelten Eintrag, und der Ticketstatus sowie die SLA-Erstreaktion bleiben unberührt, weil eine eingehende Nachricht keine Antwort eines Agenten ist.
Das Anhängen der Antwort hält zugleich das Helpdesk-Kanban-Board verlässlich: ein Ticket, dessen neueste Antwort vom Anfragenden kam, wird als offen für Ihr Team gekennzeichnet und rückt an den Anfang seiner Spalte. Siehe Das Helpdesk-Kanban-Board verwenden und E-Mail-zu-Ticket-Workflows einrichten.
Kalender und Aktivität
- Kalendertermin erstellen: plant einen Termin mit Titel, Zeiten und Teilnehmenden.
- Vertriebsaktivität protokollieren: hält eine Vertriebsaktivität zu einem Datensatz fest.
Externe Integrationen
- HTTP-Anfrage: ruft eine externe URL mit Methode, Kopfzeilen und Text auf, sodass Sie andere Systeme anbinden können.
- PDF erzeugen: erstellt ein PDF aus einer Vorlage und ihren Werten und hängt es optional an den Datensatz.
KI-Schritte
KI-Aktionen stehen bereit, wenn KI-Aktionen für Ihr Konto aktiviert sind.
- KI-Zusammenfassung: verdichtet langen Text zu einer kurzen Zusammenfassung, die spätere Schritte nutzen können.
- KI-Klassifizierung: kategorisiert Inhalte, etwa um ein eingehendes Ticket zu routen.
- KI-Antwortentwurf: erzeugt einen Antwortvorschlag zur Prüfung.
Ablaufsteuerung
Aktionen der Ablaufsteuerung bestimmen, wie der restliche Workflow läuft, und jede steht bereit, wenn ihre Funktion aktiviert ist.
- Verzweigung: führt den einen oder den anderen Pfad aus, abhängig von if- und else-Bedingungen mit AND-, OR- und NOT-Gruppen.
- For-each: durchläuft eine Liste verwandter Datensätze oder Abfrageergebnisse, bis zu 500 Elemente und drei Verschachtelungsebenen.
- Warten: pausiert für eine festgelegte Dauer, bevor es weitergeht.
- Unter-Workflow aufrufen: führt einen anderen aufrufbaren Workflow inline aus und übergibt ihm Eingaben.
Schrittausgaben und Fehlerbehandlung
Geben Sie einer Aktion einen Schrittnamen, um ihre Ausgabe späteren Aktionen über {{steps.<step_name>.output.<key>}} bereitzustellen. Jede Aktion kann zudem ihre eigene Fehlerbehandlung tragen, mit einer Wiederholungsrichtlinie mit linearem oder exponentiellem Backoff und einer Richtlinie im Fehlerfall, um fortzufahren, anzuhalten oder eine Ersatzaktion auszuführen. Wie Sie dynamische Werte in jeder Aktionskonfiguration referenzieren, zeigt Der Workflow-Ausdruckseditor. Wann der Workflow läuft, wählen Sie unter Workflow-Auslöser, und den Gesamtüberblick gibt Überblick zur Workflow-Automatisierung.
Bereit, Ihre erste Automatisierung zu bauen? Starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testversion.