Un flujo de resumen programado se ejecuta según una expresión cron, reúne los registros creados en una ventana reciente, los resume con un paso de IA, genera el resultado como PDF y envía el adjunto por correo a tu equipo. Esto combina el disparador de programación, una acción de IA, la acción de generar PDF y la acción de enviar correo. Cada una de estas piezas avanzadas está disponible cuando su función está habilitada en tu cuenta, y el envío de correo usa un buzón compartido.
El camino más rápido: la plantilla Resumir y enviar por correo
La forma más rápida de crear esto es la plantilla Resumir y enviar por correo de la Galería de plantillas. Se ejecuta según una programación, extrae los registros de los últimos N días de una entidad elegida y envía por correo un resumen en PDF. Al instanciarla, configuras unos pocos ajustes: la entidad de origen, el campo de fecha por el que filtrar, la ventana en días, la programación, el destinatario y el buzón desde el que enviar. Como la plantilla envía correos, tu cuenta necesita primero un buzón compartido. Consulta Partir de una plantilla de flujo de trabajo.
Crearlo desde cero
- Abre el Constructor de Flujos desde el menú de ajustes (engranaje) y selecciona Crear.
- Elige la fuente de activación Programación y define una expresión cron, por ejemplo
0 7 * * MONpara las 7:00 de cada lunes. La cadencia mínima es cada cinco minutos. - Reúne los registros recientes sobre los que quieres informar, filtrados por un campo de fecha y una ventana como los últimos siete días.
- Añade un paso Resumir con IA para condensar esos registros en un resumen legible. Dale un nombre al paso para que las acciones posteriores puedan referenciar su salida.
- Añade una acción Generar PDF, incorporando el texto del resumen en la plantilla para que el documento se genere con tu contenido.
- Añade una acción Enviar correo, elige el buzón compartido desde el que enviar, define los destinatarios y adjunta el PDF generado.
- Guarda el flujo, ejecuta una prueba en seco para previsualizar los pasos y luego habilítalo.
Referenciar el resumen en pasos posteriores
Nombra tu paso de IA, por ejemplo summary, y luego referencia su salida en las asignaciones del PDF y en el cuerpo del correo con {{steps.summary.output.<key>}}. Puedes formatear fechas y texto con filtros, por ejemplo {{now | date:'Y-m-d'}} en el asunto del correo. Para la referencia completa de marcadores de posición y filtros, consulta El constructor de expresiones de flujo de trabajo.
Antes de habilitarlo
- Buzón compartido: añade uno en tu cuenta para que la acción de enviar correo tenga un remitente.
- Funciones habilitadas: los flujos programados, las acciones de IA y la acción de generar PDF están disponibles cuando se habilitan.
- Prueba en seco primero: previsualiza el plan de acciones contra datos reales o sintéticos sin efectos secundarios.
Para entender cada acción que se usa aquí, consulta Acciones de flujo de trabajo, y para el disparador de programación consulta Disparadores de flujo de trabajo. Para la visión general, lee la Introducción a la automatización de flujos de trabajo.
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