Richtlinien und Bestätigungen
Eine Richtlinie erstellen
- Navigieren Sie zu Compliance > Richtlinien.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie Name und Beschreibung der Richtlinie ein.
- Verfassen Sie den Inhalt der Richtlinie im Rich-Text-Editor.
- Legen Sie das Inkrafttretedatum und das Überprüfungsdatum fest.
- Legen Sie den Bestätigungsschwellenwert fest (den Prozentsatz der zugewiesenen Benutzer, die bestätigen müssen, damit die Richtlinie als konform gilt).
- Klicken Sie auf Speichern. Die Richtlinie wird als Version 1 im Entwurfsstatus erstellt.
Versionskontrolle
Richtlinien unterstützen vollständige Versionskontrolle. Entwürfe können frei bearbeitet werden. Nach Veröffentlichung ist eine Richtlinie gesperrt. Um weitere Änderungen vorzunehmen, erstellen Sie auf der Detailseite eine neue Entwurfsversion. Das Veröffentlichen des neuen Entwurfs ersetzt die vorherige Version, und der vollständige Verlauf bleibt erhalten.
Richtlinien Benutzergruppen zuweisen
- Erstellen Sie Benutzergruppen unter Compliance > Benutzergruppen (zum Beispiel “Engineering” oder “Finanzen”). Eine Gruppe “Alle Mitarbeiter” wird automatisch durch die Gerüstvorlagen erstellt und enthält die relevanten Richtlinien bereits zugewiesen.
- Klicken Sie auf der Detailseite der Richtlinie auf Zuweisen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen aus und legen Sie optional ein Fälligkeitsdatum fest.
- Speichern.
Die Mitglieder der zugewiesenen Gruppen werden gebeten, die Richtlinie nach der Veröffentlichung zu bestätigen.
Veröffentlichung und Bestätigungszyklus
Das Veröffentlichen einer Richtlinie bewirkt mehr als nur einen Statuswechsel. Wird eine Entwurfs-Richtlinie veröffentlicht, legt ISO Mate für jeden Benutzer jeder zugewiesenen Gruppe einen Bestätigungsdatensatz an, der an die gerade veröffentlichte Version gebunden ist. Die Richtlinie erscheint sofort in der Bestätigungswarteschlange der Benutzer.
Ist die Richtlinie bereits veröffentlicht und Sie veröffentlichen eine neue Entwurfsversion, werden die Bestätigungsdatensätze gegen die neue Version neu erzeugt, sodass jeder zugewiesene Benutzer den aktualisierten Inhalt bestätigen muss. Bestätigungen für die vorherige Version bleiben für das Audit-Protokoll erhalten.
Bestätigungsablauf
- Benutzer navigieren zu Compliance > Meine Compliance, um die Richtlinien zu sehen, die ihre Bestätigung erfordern.
- Klicken Sie bei einer Richtlinie auf Bestätigen.
- Lesen Sie den Inhalt der Richtlinie und bestätigen Sie.
- Die Bestätigung wird gegen die aktuell veröffentlichte Version mit Benutzer, Datum und Zeitstempel erfasst.
Administratoren können den Bestätigungsstatus über alle Benutzer und Gruppen hinweg auf der Detailseite der Richtlinie überwachen. Die Fortschrittsansicht zeigt die Anzahl der bestätigten, ausstehenden und überfälligen Bestätigungen sowie, ob die Richtlinie den konfigurierten Bestätigungsschwellenwert erreicht hat.
Bestätigungsschwellenwerte
Jede Richtlinie hat einen Bestätigungsschwellenwert (Standard 90%). Eine Richtlinie gilt als konform, wenn der Prozentsatz der zugewiesenen Benutzer, die die aktuelle Version signiert haben, den Schwellenwert erreicht oder überschreitet. Der Compliance-Status wird automatisch aktualisiert, sobald Bestätigungen erfasst werden.
Kontobezogener Gültigkeitsbereich
Bestätigungsdatensätze gehören zu dem Konto, dem die Richtlinie gehört. Benutzer, die zu mehreren Konten gehören, sehen nur Bestätigungen zu Richtlinien in ihrem aktiven Konto, und Administratoren sehen nur Bestätigungsdatensätze zu den Richtlinien, die sie verwalten.