Richtlinien halten die Regeln fest, zu denen sich Ihre Organisation verpflichtet, und Bestätigungen sind der Nachweis, dass jede Person sie gelesen und akzeptiert hat. In ISO Mate erstellen Sie eine Richtlinie im Entwurf, veröffentlichen sie mit Versionskontrolle, weisen sie Benutzergruppen zu und verfolgen, wer unterschrieben hat. Richtlinien, Benutzergruppen und Prüfprotokolle befinden sich in der Seitenleistengruppe Compliance, und jede Person unterschreibt über Meine Compliance in ihrem Profilmenü.
Eine Richtlinie erstellen
- Gehen Sie zu Compliance > Richtlinien und klicken Sie auf Erstellen. Wenn die KI-Erstellung für Ihr Konto aktiviert ist, bietet die Schaltfläche auch Mit KI erstellen an.
- Geben Sie den Titel der Richtlinie ein.
- Wählen Sie optional eine Kategorie und legen Sie den Bestätigungsschwellenwert fest, den Prozentsatz der zugewiesenen Benutzer, die unterschreiben müssen, damit die Richtlinie als konform gilt.
- Verfassen Sie den Richtlinientext im Rich-Text-Editor.
- Klicken Sie auf Richtlinie erstellen. Die Richtlinie wird im Entwurfsstatus als Version 1 gespeichert.
Versionskontrolle
Richtlinien verfügen über eine vollständige Versionskontrolle. Ein Entwurf kann frei bearbeitet werden. Sobald Sie ihn veröffentlichen, ist die Version gesperrt. Um weitere Änderungen vorzunehmen, öffnen Sie die Richtlinie und verwenden Sie Entwurf erstellen, um eine neue Entwurfsversion zu beginnen. Das Veröffentlichen des neuen Entwurfs ersetzt die vorherige Version, und der vollständige Verlauf bleibt in der Versionsliste sichtbar. Eine veröffentlichte Richtlinie kann außerdem archiviert werden, wenn sie außer Kraft tritt.
Richtlinien Benutzergruppen zuweisen
- Erstellen Sie Benutzergruppen unter Compliance > Benutzergruppen, zum Beispiel “Technik” oder “Finanzen”. Eine Gruppe “All Staff” wird von den Rahmenwerk-Vorlagen automatisch angelegt, mit den relevanten Richtlinien bereits zugewiesen.
- Öffnen Sie die Richtlinie und klicken Sie im Bereich Zugewiesene Gruppen auf Gruppen zuweisen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Benutzergruppen und legen Sie optional ein Fälligkeitsdatum fest.
- Speichern Sie die Zuweisung.
Die Mitglieder der zugewiesenen Gruppen werden gebeten, die Richtlinie zu bestätigen, sobald sie veröffentlicht ist.
Veröffentlichung und der Bestätigungszyklus
Das Veröffentlichen bewirkt mehr als eine Statusänderung. Wenn Sie einen Entwurf mit der Schaltfläche Veröffentlichen veröffentlichen, erstellt ISO Mate für jeden Benutzer jeder zugewiesenen Benutzergruppe einen Bestätigungsdatensatz, der an die neu veröffentlichte Version gebunden ist, und diese Benutzer sehen die Richtlinie sofort in ihrer Warteschlange.
Wenn die Richtlinie bereits veröffentlicht ist und Sie eine neue Entwurfsversion veröffentlichen, werden die Bestätigungsdatensätze gegen die neue Version neu erzeugt, sodass jeder zugewiesene Benutzer den aktualisierten Inhalt bestätigen muss. Bestätigungen der vorherigen Version bleiben für den Prüfpfad erhalten.
Wie Personen bestätigen
- Öffnen Sie oben rechts das Profilmenü und wählen Sie Meine Compliance, um die Richtlinien zu sehen, die auf eine Unterschrift warten.
- Klicken Sie bei einer Richtlinie auf Prüfen & Bestätigen.
- Lesen Sie den Richtlinieninhalt und bestätigen Sie.
- Die Bestätigung wird gegen die aktuell veröffentlichte Version mit Benutzer, Datum und Zeitstempel erfasst.
Abschluss verfolgen
Öffnen Sie eine veröffentlichte Richtlinie, um den Fortschritt zu überwachen. Der Bereich Bestätigungsfortschritt zeigt den Abschlussprozentsatz, die Anzahl der Unterschriften von der Gesamtzahl, die noch ausstehenden Benutzer und einen Fortschrittsbalken. Jede Richtlinie trägt einen Bestätigungsschwellenwert (standardmäßig 90%), und die Richtlinie gilt als konform, sobald der Prozentsatz der zugewiesenen Benutzer, die die aktuelle Version unterschrieben haben, diesen Wert erreicht oder überschreitet. Der Status aktualisiert sich automatisch, sobald Bestätigungen erfasst werden.
Bestätigungsdatensätze sind dem Konto zugeordnet, dem die Richtlinie gehört. Benutzer, die mehr als einem Konto angehören, sehen nur Bestätigungen für Richtlinien in ihrem aktiven Konto.
Nächste Schritte
Richtlinien werden für Sie erzeugt, wenn Sie ein Rahmenwerk in Compliance-Rahmenwerke einrichten generieren, und Sie können eine Richtlinie mit den Kontrollen verknüpfen, die sie durchsetzen, siehe Kontrollen und Nachweise verwalten.
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