Las políticas recogen las reglas con las que se compromete tu organización, y las certificaciones son el registro de que cada persona las ha leído y aceptado. En ISO Mate redactas una política, la publicas con control de versiones, la asignas a grupos de usuarios y controlas quién ha firmado. Las políticas, los grupos de usuarios y los registros de auditoría están en el grupo Cumplimiento de la barra lateral, y cada persona firma desde Mi Cumplimiento en su menú de perfil.
Crear una política
- Ve a Cumplimiento > Políticas y haz clic en Crear. Cuando la creación con IA está habilitada en tu cuenta, el botón también ofrece Crear con IA.
- Introduce el título de la política.
- Opcionalmente, elige una categoría y establece el umbral de certificación, el porcentaje de usuarios asignados que deben firmar para que la política se considere conforme.
- Redacta el cuerpo de la política en el editor de texto enriquecido.
- Haz clic en Crear Política. La política se guarda en estado borrador como versión 1.
Control de versiones
Las políticas tienen control de versiones completo. Un borrador se puede editar libremente. Una vez que la publicas, la versión queda bloqueada. Para hacer más cambios, abre la política y usa Crear Borrador para iniciar una nueva versión borrador. Al publicar el nuevo borrador se sustituye la versión anterior, y el historial completo permanece visible en la lista de versiones. Una política publicada también se puede archivar cuando se retira.
Asignar políticas a grupos de usuarios
- Crea grupos de usuarios en Cumplimiento > Grupos de Usuarios, por ejemplo “Ingeniería” o “Finanzas”. Las plantillas de marco crean automáticamente un grupo “All Staff” con las políticas relevantes ya asignadas.
- Abre la política y, en el panel Grupos Asignados, haz clic en Asignar Grupos.
- Elige uno o varios grupos de usuarios y, opcionalmente, establece una fecha límite.
- Guarda la asignación.
Se pedirá a los miembros de los grupos asignados que certifiquen la política una vez publicada.
Publicar y el ciclo de certificación
Publicar hace más que cambiar el estado. Cuando publicas un borrador con el botón Publicar, ISO Mate crea un registro de certificación para cada usuario de cada grupo asignado, vinculado a la versión recién publicada, y esos usuarios ven la política en su cola de inmediato.
Si la política ya está publicada y publicas una nueva versión borrador, los registros de certificación se regeneran frente a la nueva versión, de modo que cada usuario asignado debe reconocer el contenido actualizado. Las certificaciones de la versión anterior se conservan para el rastro de auditoría.
Cómo certifican las personas
- Abre el menú de perfil en la esquina superior derecha y elige Mi Cumplimiento para ver las políticas que esperan una firma.
- Haz clic en Revisar y Certificar en una política.
- Lee el contenido de la política y confirma.
- La certificación se registra frente a la versión publicada actual con el usuario, la fecha y la marca de tiempo.
Controlar la finalización
Abre una política publicada para seguir el progreso. El panel Progreso de Certificación muestra el porcentaje de finalización, el número de firmas sobre el total, los usuarios que aún están pendientes y una barra de progreso. Cada política tiene un umbral de certificación (90% por defecto), y la política se considera conforme cuando el porcentaje de usuarios asignados que han firmado la versión actual alcanza o supera ese umbral. El estado se actualiza automáticamente a medida que se registran las certificaciones.
Los registros de certificación pertenecen a la cuenta propietaria de la política. Los usuarios que pertenecen a más de una cuenta solo ven las certificaciones de las políticas de su cuenta activa.
Próximos pasos
Las políticas se generan por ti cuando generas un marco en Configuración de marcos normativos de cumplimiento, y puedes enlazar una política a los controles que la aplican en Gestión de controles y evidencias.
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