Patrón de respuesta automática por correo electrónico
Una configuración común del help desk involucra dos flujos de trabajo que funcionan juntos: uno que convierte los correos electrónicos entrantes en tickets, y un segundo que envía un correo electrónico de confirmación automática cuando se crea un ticket. Esto proporciona a los solicitantes un reconocimiento inmediato de que su mensaje fue recibido.
Flujo de trabajo 1: Correo electrónico a ticket
Siga los pasos en Configuración de flujos de trabajo de correo electrónico a ticket para crear el primer flujo de trabajo. Este flujo de trabajo se activa con Correo Electrónico Creado y usa la acción Crear Ticket de Help Desk para generar un ticket a partir del correo electrónico entrante.
Flujo de trabajo 2: Correo de confirmación de ticket
Cree un segundo flujo de trabajo que envíe un correo de confirmación cada vez que se cree un nuevo ticket:
- Navegue al Constructor de Flujos de Trabajo en la barra de navegación superior bajo la configuración de la cuenta y haga clic en Agregar.
- Asígnele un nombre (por ejemplo, “Respuesta automática de confirmación de ticket”).
- Establezca la Entidad del Disparador en Ticket.
- Establezca el Evento del Disparador en Creado.
- Opcionalmente agregue condiciones para limitar qué tickets activan la respuesta (por ejemplo, solo tickets con canal “Correo Electrónico”).
Configurar la acción Enviar Correo Electrónico
- Agregue una acción de Enviar Correo Electrónico.
- Seleccione el buzón desde el cual enviar.
- Configure el destinatario usando la dirección de correo electrónico del solicitante.
- Establezca el asunto (por ejemplo, “Recibimos su solicitud: {{trigger.subject}}”).
- Escriba el cuerpo del correo con un mensaje de confirmación. Puede incluir marcadores de posición como
{{trigger.reference}}para el número de referencia del ticket y{{trigger.subject}}para el asunto del ticket.
El flujo de los dos flujos de trabajo
- Un correo electrónico llega al buzón conectado.
- El flujo de trabajo 1 se activa con el evento Correo Electrónico Creado y crea un ticket de help desk.
- La creación del ticket activa el flujo de trabajo 2, que se dispara con el evento Ticket Creado.
- El flujo de trabajo 2 envía un correo de confirmación al solicitante con el número de referencia del ticket.
Consejos
- Agregue una condición en el flujo de trabajo 2 para verificar que el canal del ticket sea “correo electrónico”, de modo que los tickets creados manualmente o por teléfono no activen respuestas automáticas.
- Mantenga el correo de confirmación conciso. Incluya el número de referencia del ticket para que el solicitante pueda dar seguimiento a su solicitud.
- Pruebe ambos flujos de trabajo enviando un correo de prueba a su buzón conectado y verificando que se cree un ticket y se envíe una respuesta de confirmación.