Notizen in ISO Mate bieten Ihrem Team einen Rich-Text-Bereich für Dokumentation, Besprechungsprotokolle und Referenzmaterial. Sie erreichen sie über den Eintrag Notizen in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste, wo die Schaltfläche Erstellen den Notiz-Editor öffnet. Ordner und Tags halten die Notizen geordnet, und die Suche, eine Mindmap-Ansicht sowie der Export als CSV oder PDF helfen beim Finden und Teilen.
Eine Notiz erstellen
- Öffnen Sie Notizen in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Erstellen, um den Notiz-Editor zu öffnen. Wenn die KI-Erstellung aktiviert ist, zeigt der Pfeil neben der Schaltfläche die Option Mit KI erstellen.
- Geben Sie einen Titel ein.
- Schreiben Sie den Inhalt im Rich-Text-Editor, der Fett, Kursiv, Unterstreichen, Überschriften, Listen, Links, Codeblöcke und eingebettete Bilder unterstützt.
- Wählen Sie bei Bedarf einen Ordner und fügen Sie ein oder mehrere Tags hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Mit Ordnern organisieren
Der Ordnerbaum befindet sich im linken Bereich der Notizen-Seite, sodass Sie Notizen nach Thema, Projekt oder Team gruppieren können.
- Ordner anlegen: nutzen Sie das Hinzufügen-Steuerelement im Ordnerbereich und verschachteln Sie ihn bei Bedarf unter einem übergeordneten Ordner.
- Notiz ablegen: wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Notiz einen Ordner aus dem Ordner-Menü.
- Liste eingrenzen: wählen Sie einen Ordner, um nur dessen Notizen anzuzeigen, oder zeigen Sie alle Notizen oder nur die nicht abgelegten Notizen an, um die Ansicht zu erweitern.
Notizen mit Tags versehen
Tags bieten eine flexible Möglichkeit, Notizen ordnerübergreifend zu gruppieren. Legen Sie ein Tag mit Name und Farbe an, weisen Sie einer Notiz im Editor ein oder mehrere Tags zu und wählen Sie ein Tag aus, um die Liste auf die passenden Notizen zu filtern.
Notizen finden und exportieren
- Suchen: finden Sie Notizen nach Titel oder Inhalt und kombinieren Sie die Suche mit einem Ordner- oder Tag-Filter.
- Nach Ersteller filtern: nutzen Sie den Filter Erstellt von, um die Liste auf die Notizen einer einzelnen Person einzugrenzen. Wählen Sie System, um Notizen zu finden, die von einem Workflow, von einer geplanten Aufgabe oder aus einer eingehenden E-Mail stammen und nicht von einem Mitglied Ihres Teams.
- Mindmap: wechseln Sie zur Mindmap-Ansicht für eine visuelle Übersicht Ihrer Notizen.
- Sammellöschung: wählen Sie Notizen über die Kontrollkästchen aus, um mehrere auf einmal zu entfernen.
- Export: laden Sie die aktuelle Liste als CSV oder PDF herunter, wobei der Export Ihre Filter berücksichtigt.
Wer Ihre Notizen sehen kann
Notizen gehören zu Ihrem Konto und sind für Teammitglieder sichtbar, die über die Notizen-Berechtigung verfügen, sodass Ordner und Tags die geteilte Dokumentation übersichtlich und leicht auffindbar halten.
Jede Notiz erfasst, wer sie erstellt hat. Die Spalte Erstellt von in der Liste zeigt den Namen der Person, und der CSV-Export enthält sie ebenfalls, sodass leicht zu erkennen ist, wer was zur geteilten Dokumentation beigetragen hat. Eine Notiz, die von einem Workflow, von einer geplanten Aufgabe oder aus einer eingehenden E-Mail stammt, zeigt System statt eines Namens, ebenso wie Notizen, die erstellt wurden, bevor ISO Mate dies erfasste.
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