Kontakte in ISO Mate sind ein gemeinsames Verzeichnis der externen Personen, mit denen Ihr Team zusammenarbeitet, etwa Kunden, Lieferanten und Partner. Sie erreichen sie über den Eintrag Kontakte in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste, wo die Schaltfläche Erstellen das Kontaktformular öffnet. Jeder Kontakt speichert E-Mail, Name, Firma, Telefon und Notizen, und Sie können suchen, filtern, ausgewählte Kontakte anmailen und als CSV exportieren.
Einen Kontakt erstellen
- Öffnen Sie Kontakte in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Erstellen, um das Kontaktformular zu öffnen. Wenn die KI-Erstellung aktiviert ist, zeigt der Pfeil neben der Schaltfläche die Option Mit KI erstellen.
- Geben Sie die Kontaktdaten ein:
- E-Mail: die E-Mail-Adresse des Kontakts (erforderlich).
- Name: der vollständige Name des Kontakts.
- Firma: die Organisation, zu der der Kontakt gehört.
- Telefon: eine Telefonnummer.
- Notizen: alle weiteren Angaben zum Kontakt.
- Klicken Sie auf Speichern.
Suchen und filtern
Nutzen Sie die Suchleiste, um Kontakte nach Name, E-Mail oder Firma zu finden. Zwei Filter grenzen das Verzeichnis weiter ein, und sie beantworten unterschiedliche Fragen:
- Herkunft: trennt manuell angelegte Kontakte von jenen, die automatisch erstellt werden, wenn eine E-Mail von einer neuen Adresse eingeht.
- Erstellt von: grenzt die Liste auf die Kontakte einer einzelnen Person ein. Wählen Sie System für Kontakte, die aus einer eingehenden E-Mail oder von einem Workflow stammen und nicht von einem Mitglied Ihres Teams.
Die Spalte Erstellt von zeigt, wer den jeweiligen Kontakt angelegt hat. Sie zeigt System, wenn ihn niemand direkt angelegt hat, was auch die Kontakte einschließt, die erstellt wurden, bevor ISO Mate dies erfasste.
Einen Kontakt bearbeiten
Öffnen Sie einen Kontakt, um seine Daten anzusehen, und klicken Sie dann auf Bearbeiten, um jedes Feld zu aktualisieren. Die E-Mail muss innerhalb Ihres Kontos eindeutig bleiben.
E-Mail und Sammelaktionen
- Ausgewählte anmailen: wählen Sie Kontakte über die Kontrollkästchen aus und öffnen Sie das Verfassen-Fenster mit diesen bereits eingetragenen Empfängern.
- Sammellöschung: wählen Sie mehrere Kontakte aus, um sie gemeinsam zu entfernen.
Kontakte exportieren
Nutzen Sie die Aktion Export, um Ihre Kontakte als CSV-Datei herunterzuladen, die für jeden Kontakt den Wert Erstellt von enthält. Der Export berücksichtigt Ihre aktuelle Suche und Ihre Filter.
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