Mit dem Schließen eines Kontos sind zwei verschiedene Dinge gemeint, die sich unterschiedlich verhalten. Das Löschen Ihres eigenen Benutzerkontos entfernt Sie als Person. Ein Organisationskonto ist der gemeinsame Arbeitsbereich Ihres Teams und besteht weiter, wenn Sie ihn verlassen, sofern Sie nicht die letzte Person darin waren. Dieser Artikel behandelt beides und wie lange Daten danach aufbewahrt werden.
Ihr eigenes Benutzerkonto löschen
Sie können Ihr eigenes Konto in Ihrem Profil löschen. Wenn Sie ein Passwort gesetzt haben, werden Sie zuerst um dessen Bestätigung gebeten. Konten, die sich ausschließlich mit Google anmelden, können ohne Passwort gelöscht werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden sofort anonymisiert und unterliegen keiner Aufbewahrungsfrist. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden ersetzt, Ihre Sitzungen und Tokens werden zerstört, und Sie werden aus jeder Organisation entfernt, der Sie angehörten.
Ihr Benutzerdatensatz selbst bleibt in dieser anonymisierten Form erhalten. Das ist beabsichtigt und ermöglicht erst, dass der Rest der Löschung funktioniert: Rechnungen, Prüfprotokolle und Compliance-Aufzeichnungen verweisen auf die Person, die eine Aktion ausgeführt hat, sodass diese Verweise auflösbar bleiben müssen. Ein anonymisierter Datensatz hält diese Geschäftsunterlagen vollständig, ohne dass Sie darin weiterhin identifizierbar sind.
Wenn Sie Eigentümer einer Organisation sind, in der weitere Personen Mitglied sind, geht das Eigentum an eine dieser Personen über, damit die Organisation nie ohne Eigentümer bleibt. Ein bestehender Administrator wird bevorzugt. Möchten Sie selbst bestimmen, wer übernimmt, übertragen Sie das Eigentum vor dem Löschen Ihres Kontos. Wie das geht, steht in Benutzer und Rollen verwalten.
Was mit einer Organisation ohne Mitglieder passiert
Wenn der Eigentümer einer Organisation sein Konto löscht und niemand sonst Mitglied ist, wird die Organisation deaktiviert und nicht sofort gelöscht.
- Das Abonnement wird gekündigt.
- Die Organisation wird unzugänglich. Niemand kann sich darin anmelden oder auf ihre Daten zugreifen.
- Jede gesendete, aber noch nicht angenommene Einladung wird zurückgezogen, damit niemand einem Arbeitsbereich beitreten kann, der außer Betrieb genommen wurde.
Sie wird deaktiviert und nicht gelöscht, weil die Aufzeichnungen der Organisation nicht nur die ausgeschiedene Person betreffen. Rechnungen, Prüfprotokolle, Compliance-Nachweise und Bestätigungen müssen möglicherweise aufbewahrt werden, und Teile dieser Daten beschreiben andere Personen, auch Ihre eigenen Kunden. Die Deaktivierung stoppt jeden Zugriff, ohne Unterlagen zu zerstören, die weiterhin erforderlich sein können.
Muss eine deaktivierte Organisation zurückgeholt werden, etwa weil eine Kollegin oder ein Kollege sie hätte übernehmen sollen, wenden Sie sich vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist an den Support. Sie kann reaktiviert und ein neuer Eigentümer bestimmt werden.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht keine Grundlage mehr, sie zu behalten, und die Organisation wird mit ihren Daten entfernt.
Wie lange Daten aufbewahrt werden
Die Regelaufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt sieben Jahre. Diese Zahl stammt aus der längsten gesetzlichen Anforderung, der ISO Mate unterliegt: Abschnitt 286 des Corporations Act 2001 (Cth) verpflichtet ein australisches Unternehmen, Finanzunterlagen mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Sieben Jahre sind eine Obergrenze für Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, kein Zielwert für alles. Das Datenschutzrecht verlangt, personenbezogene Daten nicht länger aufzubewahren als für den Zweck erforderlich, zu dem sie erhoben wurden. Kategorien mit einer begründet kürzeren Lebensdauer werden daher kürzer aufbewahrt.
Volle sieben Jahre aufbewahrt
- Rechnungen und Zahlungsunterlagen samt ihren Datensätzen im Buchhaltungssystem. Dies sind gesetzlich vorgeschriebene Finanzunterlagen.
- Abonnement- und Abrechnungshistorie, die die Finanzunterlagen stützt und Rückfragen zu berechneten Beträgen beantwortet.
- Prüfprotokolle zu Sicherheit und Authentifizierung, also Anmeldungen, Identitätsbestätigungen, Berechtigungsänderungen und Rollenzuweisungen. Vorfälle kommen manchmal erst lange danach zum Vorschein, und über diese Protokolle wird die Zugriffskontrolle gegenüber Prüfern nachgewiesen.
- Aufzeichnungen über Zugriffsversuche zwischen Organisationen, die auch dann erhalten bleiben, wenn die betroffene Organisation entfernt wurde. Es sind Sicherheitsaufzeichnungen, die ihren Wert verlieren, wenn sie mit ihrem Gegenstand verschwinden.
- Compliance-Nachweise und Richtlinienbestätigungen, oder länger, wenn Ihr eigenes Rahmenwerk es verlangt, da Sie damit die Compliance der Vergangenheit belegen können.
Kürzer aufbewahrt
- Workflow-Prüfeinträge: ein Jahr. Sie sind betriebliche Diagnosedaten ohne Beweiswert über die aktuelle Konfiguration hinaus.
- Workflow-Versionshistorie: die 50 neuesten Versionen jedes Workflows. Ältere Versionen beschreiben Konfigurationen, die sich nicht mehr sinnvoll wiederherstellen lassen.
- Ihre personenbezogenen Daten beim Löschen des Kontos: sofort anonymisiert, wie oben beschrieben.
Wie Daten beseitigt werden
Die Beseitigung entfernt den Datensatz aus den produktiven Systemen: den Datenbanken und dem Dateispeicher mit Uploads wie Logos, Compliance-Nachweisen und Anhängen.
Daten, die bereits in einer Sicherungskopie erfasst sind, werden nicht einzeln aus dieser Kopie herausgelöst. Das würde die Integrität der Sicherung und ihren Nutzen für die Wiederherstellung beeinträchtigen. Sie werden stattdessen beseitigt, wenn die Sicherung das Ende ihrer Rotation erreicht. Die tatsächliche Obergrenze für eine vollständige Beseitigung ist daher die Aufbewahrungsfrist plus die Sicherungsrotation, und wir behaupten nicht, dass die Löschung überall sofort erfolgt.
Vorher Ihre Daten exportieren
Eine Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Exportieren Sie daher alles, was Sie behalten möchten, bevor Sie beginnen. Die meisten Listenseiten in ISO Mate bieten über ihr Menü Export einen CSV- und PDF-Export, und eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten können Sie in Ihrem Profil anfordern.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Anfragen
Eine Aufbewahrungsfrist kann verlängert werden, wenn ein rechtlicher Grund vorliegt, etwa ein Rechtsstreit oder eine behördliche Untersuchung. Jede Verlängerung wird mit Grund und voraussichtlichem Ende dokumentiert und aufgehoben, sobald sie nicht mehr gilt.
Der vollständige Plan ist in unserer Richtlinie zur Aufbewahrung und Beseitigung von Daten festgehalten, die mindestens jährlich überprüft wird. Wenn Sie sie für eine Sicherheitsprüfung oder eine Lieferantenbewertung benötigen oder ein Betroffenenanliegen haben, wenden Sie sich an den Support.