Mit Aufgaben in ISO Mate erfassen Sie Arbeitselemente mit Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und Zuständigem und verfolgen jedes davon von ausstehend bis abgeschlossen. Sie erreichen sie über den Eintrag Aufgaben in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste, wo die Schaltfläche Erstellen das Aufgabenformular öffnet. Wiederholungen, Sammelaktionen, Filter sowie der Export als CSV oder PDF sind bereits integriert.
Eine Aufgabe erstellen
- Öffnen Sie Aufgaben in der Gruppe Allgemein der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf Erstellen, um das Aufgabenformular zu öffnen. Wenn die KI-Erstellung aktiviert ist, zeigt der Pfeil neben der Schaltfläche die Option Mit KI erstellen, die eine Aufgabe aus Ihrer Beschreibung entwirft.
- Geben Sie einen Titel (erforderlich) und eine optionale Beschreibung ein.
- Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum mit der Datumsauswahl, eine Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend) und legen Sie den Status fest (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Abgebrochen).
- Weisen Sie ein Teammitglied über die Zuständigenauswahl zu und verknüpfen Sie die Aufgabe bei Bedarf mit einem Vorfall.
- Klicken Sie auf Speichern.
Aufgaben abschließen und aktualisieren
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer Aufgabe, um sie als abgeschlossen zu markieren, und der Abschluss wird automatisch erfasst. Sie können den Status oder die Priorität auch direkt in der Liste ändern oder eine Aufgabe öffnen, um jedes Feld zu bearbeiten.
Wiederkehrende Aufgaben
Um eine sich wiederholende Aufgabe zu erstellen, aktivieren Sie vor dem Speichern die Wiederholungsoption im Aufgabenformular. ISO Mate erzeugt die Aufgabeninstanzen dann automatisch nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan.
Die Wiederholung einstellen
- Muster: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
- Intervall: Wiederholung alle N Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
- Wochentage: bei wöchentlichen Mustern wählen Sie die Tage, an denen sie anfällt.
- Tag des Monats: bei monatlichen Mustern legen Sie den Tag der Wiederholung fest.
- Startdatum sowie ein optionales Enddatum oder eine Anzahl an Wiederholungen, um die Serie zu begrenzen.
Eine Vorschau listet die nächsten erzeugten Termine auf, damit Sie den Zeitplan vor dem Speichern bestätigen können.
Eine wiederkehrende Aufgabe verwalten
Bearbeiten Sie die Wiederholungsvorlage, um künftig erzeugte Aufgaben anzupassen, und entscheiden Sie, ob die anstehenden Instanzen neu erzeugt werden sollen. Beim Löschen der Vorlage werden keine neuen Aufgaben mehr erzeugt, während bereits vorhandene Aufgaben erhalten bleiben.
Filtern, Sammelaktionen und Export
- Filtern: grenzen Sie die Liste nach Status, Priorität, Zuständigem, Erstellt von oder überfällig ein und suchen Sie nach Titel oder Beschreibung.
- Sammelaktionen: wählen Sie mehrere Aufgaben über die Kontrollkästchen aus, um sie gemeinsam im Status zu ändern, neu zuzuweisen oder zu löschen.
- Export: nutzen Sie das Menü Export, um CSV oder PDF herunterzuladen, wobei der Export Ihre aktuellen Filter berücksichtigt. Die CSV nennt sowohl den Zuständigen als auch die Person, die die Aufgabe erstellt hat.
Zuständiger und Erstellt von werden leicht verwechselt, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Der Zuständige ist, für wen die Arbeit ist, während Erstellt von angibt, wer die Aufgabe angelegt hat. Nach Erstellt von zu filtern ist also der Weg, alles zu finden, was eine Person eingebracht hat. Wählen Sie System, um Aufgaben zu finden, die von einer Wiederholung, von einem Compliance-Verfahren oder von einem Workflow erzeugt wurden und nicht von einer Person angelegt wurden. Aufgaben, die erstellt wurden, bevor ISO Mate dies erfasste, zeigen ebenfalls System.
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