Wie der Vertriebsprozess in ISO Mate abläuft
Das Vertriebsmodul von ISO Mate folgt einem Trichtermuster, das die Arbeitsweise realer Vertriebsteams widerspiegelt. Jeder Interessent durchläuft drei verschiedene Stufen: Lead, Opportunity und Deal. Jede Stufe fügt mehr Details und Verbindlichkeit hinzu, und das System überträgt Daten automatisch, sodass Ihr Team niemals Informationen erneut eingeben muss.
Der Trichter: Vom Lead zur Opportunity zum Deal
Stellen Sie sich den Vertriebsprozess als einen Trichter vor, der sich verengt, je näher Interessenten daran sind, Kunden zu werden:
- Lead: Ein erster Interessent. Jemand hat Interesse bekundet oder wurde als potenzieller Kunde identifiziert. Sie kennen das Unternehmen und die Quelle, haben ihn aber noch nicht qualifiziert.
- Opportunity: Ein qualifizierter Interessent mit echtem Potenzial. Sie haben bestätigt, dass eine echte Chance auf einen Geschäftsabschluss besteht. Sie verfolgen jetzt Wahrscheinlichkeit, erwarteten Umsatz und ein Ziel-Abschlussdatum.
- Deal: Eine konkrete Transaktion. Sie verhandeln Konditionen, fügen Produkte mit Preisen hinzu und arbeiten auf eine unterzeichnete Vereinbarung hin.
Jede Konvertierung (Lead zu Opportunity, Opportunity zu Deal) ist eine Ein-Klick-Aktion, die relevante Daten überträgt und den Übergang in der Aktivitäts-Timeline protokolliert.
Pipelines: Die Phasen innerhalb jeder Ebene
Eine Pipeline definiert die Phasen, die Ihr Vertriebsprozess durchläuft. Die Standard-Pipeline umfasst Lead, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Abgeschlossen Gewonnen und Abgeschlossen Verloren, aber Sie können diese an Ihren Workflow anpassen.
Pipelines gelten für alle drei Datensatztypen. Wenn ein Lead in eine Opportunity konvertiert wird, erbt die Opportunity dieselbe Pipeline. Wenn eine Opportunity zu einem Deal wird, durchläuft der Deal dieselben Phasen. Diese Konsistenz bedeutet, dass Ihr Kanban-Board und die Dashboard-Metriken einen einzigen, kohärenten Prozess widerspiegeln.
Sie können mehrere Pipelines für verschiedene Produkte, Regionen oder Teams erstellen. Eine Pipeline ist immer als Standard markiert, und neue Datensätze verwenden sie automatisch, sofern Sie nichts anderes angeben.
Leads: Wo alles beginnt
Ein Lead erfasst die Grundlagen: Firmenname, Quelle (wie sie Sie gefunden haben), erwarteter Umsatz und ein zugewiesener Vertriebsmitarbeiter. Leads haben ihren eigenen Status-Lebenszyklus:
- Neu: Gerade erfasst, noch nicht kontaktiert.
- Kontaktiert: Die erste Kontaktaufnahme wurde durchgeführt.
- Qualifiziert: Der Interessent hat einen echten Bedarf und Budget. Bereit zur Konvertierung.
- Nicht qualifiziert: Nicht passend. Zur Referenz archiviert.
- Konvertiert: Erfolgreich in eine Opportunity umgewandelt.
Die Schlüsselaktion ist die Konvertierung. Wenn ein Lead den Status Qualifiziert erreicht, klicken Sie auf “In Opportunity konvertieren” und das System erstellt die Opportunity mit allen vorausgefüllten Lead-Daten. Der Lead wird als Konvertiert markiert und mit der neuen Opportunity für die Nachverfolgbarkeit verknüpft.
Opportunities: Qualifizierung und Prognose
Opportunities fügen zwei kritische Felder hinzu, die Leads nicht haben: Wahrscheinlichkeit (Ihr Vertrauensniveau von 0 bis 100) und Abschlussdatum (wann Sie den Abschluss erwarten). Diese Felder speisen die Umsatzprognose im Dashboard.
Opportunities durchlaufen Ihre Pipeline-Phasen genau wie Deals. Während Sie durch Angebot und Verhandlung fortschreiten, aktualisieren Sie die Phase und passen die Wahrscheinlichkeit an. Wenn Sie bereit sind, die Konditionen zu formalisieren, konvertieren Sie die Opportunity in einen Deal.
Die Konvertierung kopiert den Kontakt der Opportunity, die Pipeline, die Phase, den erwarteten Umsatz (als Deal-Wert), das Abschlussdatum und den zugewiesenen Benutzer in den neuen Deal. Die Opportunity wird mit dem Deal für einen vollständigen Audit-Trail verknüpft.
Deals: Den Umsatz abschließen
Deals sind der Punkt, an dem Umsatz real wird. Sie verfolgen einen Geldwert, eine Währung und bewegen sich durch Pipeline-Phasen zu einem von zwei Ergebnissen:
- Abgeschlossen Gewonnen: Der Deal ist unterzeichnet. Das System zeichnet einen “Gewonnen am”-Zeitstempel auf und sendet eine Erfolgsbenachrichtigung.
- Abgeschlossen Verloren: Der Deal ist gescheitert. Sie müssen einen Verlustgrund angeben, der bei zukünftigen Analysen hilft.
Deals unterstützen auch Produktpositionen. Fügen Sie Produkte aus Ihrem Katalog mit Menge, Stückpreis und Rabatt hinzu. Der Deal-Wert wird automatisch aus der Summe aller Positionen neu berechnet. Dies gibt Ihnen eine genaue Umsatzverfolgung, die an bestimmte Produkte gebunden ist.
Produkte und Preislisten
Der Produktkatalog ist ein gemeinsames Inventar dessen, was Sie verkaufen. Jedes Produkt hat einen Namen, eine SKU, einen Stückpreis, eine Währung und einen Aktiv-/Inaktiv-Schalter. Nur aktive Produkte können zu Deals hinzugefügt werden.
Preislisten ermöglichen es Ihnen, alternative Preise zu definieren. Beispielsweise könnte eine “Partner-Preisliste” 20% niedrigere Tarife als Ihr Standardkatalog bieten. Beim Hinzufügen von Produkten zu einem Deal können Sie Preise aus jeder Preisliste übernehmen oder sie pro Position überschreiben.
Kontaktrollen: Stakeholder verfolgen
Vertrieb involviert selten nur eine Person. Kontaktrollen ermöglichen es Ihnen, mehrere Kontakte mit einem bestimmten Lead, einer Opportunity oder einem Deal mit einer spezifischen Rolle zu verknüpfen:
- Entscheidungsträger: Die Person, die die endgültige Freigabe erteilt.
- Beeinflusser: Jemand, der die Entscheidung beeinflusst.
- Technischer Bewerter: Die Person, die die Eignung Ihres Produkts bewertet.
- Endbenutzer: Die Person, die das Produkt tatsächlich nutzen wird.
- Sonstige: Jeder andere Stakeholder.
Diese Rollen bewahren den Kontext durch den Trichter hindurch. Wenn Sie einen Lead in eine Opportunity konvertieren, können Sie sehen, welche Kontakte von Anfang an beteiligt waren.
Das Kanban-Board: Visuelle Pipeline-Verwaltung
Das Pipeline-Board zeigt Ihre Deals als Karten, die in Spalten nach Phase organisiert sind. Jede Karte zeigt den Deal-Namen, den Kontakt, den Wert und das Abschlussdatum an. Ziehen Sie eine Karte zwischen Spalten, um die Phase sofort zu aktualisieren. Das System protokolliert die Änderung, sendet Benachrichtigungen und aktualisiert die Dashboard-Metriken in Echtzeit.
Verwenden Sie die Filterleiste, um sich auf eine bestimmte Pipeline, einen zugewiesenen Benutzer oder einen Datumsbereich zu konzentrieren. Dies ist besonders nützlich für Vertriebsleiter, die den Fortschritt ihres Teams überprüfen.
Verknüpfung von Aufgaben, Terminen, Notizen und E-Mails
Von jedem Lead, jeder Opportunity oder jedem Deal aus können Sie:
- Aufgaben für Folgeaktionen erstellen oder verknüpfen (z. B. “Angebot bis Freitag senden”)
- Kalendertermine für Meetings, Demos oder Anrufe planen
- Notizen anhängen, um Gespräche und Entscheidungen zu dokumentieren
- E-Mails verknüpfen, um eine vollständige Kommunikationshistorie zu pflegen
Jeder verknüpfte Datensatz wird in der Aktivitäts-Timeline protokolliert, sodass jeder, der das Konto übernimmt, den vollständigen Kontext hat.
Aktivitäts-Timeline: Die vollständige Historie
Jeder Lead, jede Opportunity und jeder Deal hat eine Aktivitäts-Timeline, die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt wird. Sie protokolliert automatisch:
- Phasenänderungen (z. B. “Von Angebot zu Verhandlung verschoben”)
- Zuweisungsänderungen (z. B. “Sarah zugewiesen”)
- Verknüpfte Datensätze (Notizen, Aufgaben, E-Mails, Kalendertermine, Kontakte)
- Produkthinzufügungen und -entfernungen
- Konvertierungen (Lead zu Opportunity, Opportunity zu Deal)
Dies gibt Ihrem Team eine einzige Quelle der Wahrheit für jede Interaktion und Entscheidung.
Benachrichtigungen: Reaktionsfähig bleiben
Das Vertriebsmodul sendet Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse:
- Wenn Ihnen ein Lead, eine Opportunity oder ein Deal zugewiesen wird
- Wenn sich die Phase eines Deals ändert
- Wenn ein Deal gewonnen oder verloren wird
- Wenn das Abschlussdatum eines Deals 3 Tage entfernt ist
- Wenn ein Deal seit 14 Tagen keine Aktivität hatte (Erinnerung für inaktive Deals)
Sie können anpassen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten, in der Kategorie Vertrieb Ihrer Benachrichtigungseinstellungen.
Vertriebs-Dashboard: Leistung messen
Das Dashboard bietet fünf Schlüsselmetriken, alle filterbar nach Pipeline, zugewiesenem Benutzer und Datumsbereich:
- Pipeline-Verteilung: Wie viele Deals sich in jeder Phase befinden und ihr Gesamtwert. Hilft, Engpässe zu identifizieren.
- Umsatzprognose: Die gewichtete Summe der Deal-Werte multipliziert mit der Opportunity-Wahrscheinlichkeit. Gibt eine realistische Projektion des erwarteten Umsatzes.
- Abschlussrate: Der Prozentsatz der als Gewonnen abgeschlossenen Deals an allen Deals, die eine Endphase erreicht haben. Verfolgt die Teameffektivität über die Zeit.
- Konversionsmetriken: Lead-zu-Opportunity- und Opportunity-zu-Deal-Konversionsraten. Zeigt, wie effizient Interessenten durch den Trichter bewegt werden.
- Trichterübersicht: Eine Aufschlüsselung der Anzahlen gruppiert nach Status (für Leads) oder Pipeline-Phase (für Opportunities und Deals). Dies gibt Ihnen einen Überblick über Ihren gesamten Trichter und zeigt genau, wie viele Datensätze sich auf jeder Ebene und in jeder Phase befinden.
Alles zusammenfügen
Hier ist ein typischer Workflow:
- Ein Vertriebsmitarbeiter erfasst einen Lead aus einer Website-Anfrage. Er erfasst das Unternehmen, die Quelle und den erwarteten Umsatz.
- Nach dem ersten Kontakt aktualisiert er den Status auf Kontaktiert, verknüpft den Kontakt als Entscheidungsträger und erstellt eine Folgeaufgabe.
- Nach einem Erstgespräch markiert er den Lead als Qualifiziert und klickt auf In Opportunity konvertieren.
- Die Opportunity verfolgt eine 60%ige Wahrscheinlichkeit und ein Abschlussdatum in 30 Tagen. Er plant eine Demo als Kalendertermin.
- Nach der Demo konvertiert er die Opportunity in einen Deal, fügt zwei Produkte aus dem Katalog hinzu und verschiebt ihn in die Angebotsphase auf dem Kanban-Board.
- Verhandlungen finden statt. Er verknüpft E-Mails und Notizen, die den Austausch dokumentieren.
- Der Deal wechselt zu Abgeschlossen Gewonnen. Das System versieht den Gewinn mit einem Zeitstempel, sendet eine Benachrichtigung und das Dashboard aktualisiert sich automatisch.
Das Management überwacht das Dashboard durchgehend und filtert nach Teammitglied oder Pipeline, um inaktive Deals zu erkennen, Umsätze zu prognostizieren und Konversionsraten zu verfolgen.