Die Auslöserquelle entscheidet, wann ein Workflow läuft. ISO Mate bietet acht Quellen: Entitätsereignisse, Feldänderungen, Zeitpläne, zeitrelative Versätze, Inaktivität, manuelle Läufe, Webhooks und Formulareinreichungen. Sie wählen die Quelle beim Erstellen eines Workflows im Workflow-Builder, den Sie über das Einstellungsmenü (Zahnrad) in der oberen Leiste öffnen. Jede erweiterte Quelle steht zur Verfügung, sobald ihre Funktion für Ihr Konto aktiviert ist.
Entitätsereignisse
Die Entitätsquelle feuert, wenn ein Datensatz erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Sie wählen die Auslöser-Entität und das Ereignis. Unterstützte Entitäten umfassen die meisten Kontodatensätze, etwa Aufgabe, Vorgang, Vorfall, Notiz, Ticket, Lead, Verkaufschance, Deal, Kontakt sowie Compliance- und QA-Datensätze. Für ein benutzerdefiniertes Objekt legen Sie den Objekttyp fest, damit der Workflow einen bestimmten Typ anspricht.
Feldänderung
Die Quelle Feldänderung reagiert, wenn ein bestimmtes Feld seinen Wert wechselt. Legen Sie das zu überwachende Feld fest und optional einen Ausgangs- und einen Zielwert, damit der Workflow nur bei einem definierten Übergang feuert, zum Beispiel wenn der Status auf erledigt wechselt. Referenzieren Sie die Änderung in späteren Aktionen mit {{change_set.<field>}} und lesen Sie den vorherigen oder neuen Wert mit {{change_set.<field>|from}} und {{change_set.<field>|to}}. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die Funktion Feldänderung aktiviert ist.
Zeitplan
Die Zeitplanquelle läuft nach einem standardmäßigen Cron-Ausdruck, zum Beispiel 0 9 * * MON für 9:00 Uhr jeden Montag. Die Mindesttaktung beträgt alle fünf Minuten, sodass Ausdrücke, die häufiger feuern, beim Speichern abgelehnt werden. Geplante Workflows eignen sich ideal für Zusammenfassungen, Erinnerungen und regelmäßige Bereinigungen. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die Funktion geplant aktiviert ist.
Zeitrelativ
Die zeitrelative Quelle feuert mit einem festen Versatz vor oder nach einem Datumsfeld auf passenden Datensätzen. Konfigurieren Sie den Entitätstyp, das Datumsfeld, einen Versatzwert, eine Einheit von Minuten, Stunden oder Tagen und eine Richtung von vorher oder nachher. Ein häufiger Einsatz ist eine Erinnerung einen Tag vor einem Fälligkeitsdatum. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die zeitrelative Funktion aktiviert ist.
Inaktivität
Die Inaktivitätsquelle feuert, wenn ein Datensatz für eine konfigurierte Dauer nicht geändert wurde. Legen Sie den Entitätstyp, einen Schwellenwert und eine Einheit von Minuten, Stunden oder Tagen fest. Wenn die Einheit Minuten ist, muss der Schwellenwert mindestens fünfzehn Minuten betragen. Sie können einen Statusfilter und Ausschlussbedingungen hinzufügen, um einzugrenzen, welche Datensätze qualifizieren. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die Inaktivitätsfunktion aktiviert ist.
Manuell
Die manuelle Quelle lässt einen Benutzer einen Workflow bei Bedarf von einer Datensatz-Detailseite aus ausführen. Wählen Sie die Entitätstypen, auf denen die Schaltfläche Workflow ausführen erscheinen soll, und jede Person mit der Ausführungsberechtigung kann ihn auf diesem Datensatz auslösen. Jeder Workflow kann zusätzlich zu seiner primären Quelle für manuelle Läufe freigegeben werden. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die manuelle Funktion aktiviert ist.
Webhook
Die Webhook-Quelle läuft, wenn ein externes System an eine signierte URL sendet, die ISO Mate für den Workflow erzeugt. Die eingehende Nutzlast wird zu den Auslöserdaten, die Sie mit Platzhaltern in Ihren Aktionen referenzieren. Sie können das Signaturgeheimnis jederzeit rotieren. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die Webhook-Funktion aktiviert ist.
Formulareinreichung
Die Quelle Formulareinreichung läuft, wenn ein veröffentlichtes Formular eingereicht wird. Wählen Sie die Formulare, die den Workflow auslösen sollen, und die eingereichten Felder werden als Auslöserdaten verfügbar. Diese Quelle steht zur Verfügung, wenn die Funktion Formulareinreichung aktiviert ist.
Auslöserbedingungen
Jede Quelle kann Auslöserbedingungen tragen, also Prüfungen, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow läuft. Bedingungen halten einen Workflow fokussiert, zum Beispiel nur Datensätze mit hoher Priorität oder nur eine bestimmte Kategorie. Sobald Ihr Auslöser gesetzt ist, geht es weiter mit Workflow-Aktionen, um festzulegen, was passiert, und siehe Der Workflow-Ausdruckseditor zum Referenzieren der Auslöserdaten. Für den weiteren Zusammenhang lesen Sie den Überblick zur Workflow-Automatisierung.
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