Workflow-Auslöser
Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser. ISO Mate unterstützt acht Auslöserquellen, jede für eine andere Klasse von Automatisierung. Wählen Sie die Quelle, die dem gewünschten Ausführungszeitpunkt entspricht, und legen Sie Bedingungen darüber, um die Übereinstimmung weiter einzugrenzen.
Entitätsauslöser
Entitätsauslöser feuern, wenn ein Datensatz im Konto erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Sie decken über 30 Entitätstypen ab, darunter Aufgabe, Vorfall, Issue, Notiz, Testfall, Testzyklus, Testausführung, Sprint, Release, User Story, Compliance-Rahmenwerk, Anforderung, Kontrolle, Richtlinie, Verfahren, Bestätigung, Nachweis, Benutzerdefinierter Objekteintrag, E-Mail, Ticket, Ticket-Antwort, Kalenderereignis, Lead, Opportunity, Deal, Kontakt, Vertriebsaktivität, Zufriedenheitsbewertung, Feedback und Postfach.
Der Entitätsversand erfolgt, nachdem die Datenbanktransaktion bestätigt wurde, sodass der Workflow immer den endgültigen gespeicherten Zustand sieht. Ist die Auslöser-Entität Entry, wählen Sie zusätzlich den benutzerdefinierten Objekttyp. Ist die Auslöser-Entität E-Mail, können Sie den Auslöser optional auf bestimmte gemeinsame Postfächer beschränken.
Feldänderungs-Filter
Kombinieren Sie das Ereignis Aktualisiert mit einer Feldänderungsbedingung, um nur bei einer bestimmten Feldübergang zu feuern. Legen Sie optional die Von- und Zu-Werte fest, um die Übereinstimmung noch weiter einzugrenzen (zum Beispiel nur feuern, wenn status von in_progress auf done wechselt).
Geplante Auslöser
Geplante Workflows laufen nach einem Cron-Zeitplan. Verwenden Sie die Intervallauswahl (alle 5 Minuten, stündlich, täglich zu einer bestimmten Uhrzeit und so weiter) oder fügen Sie einen fünfteiligen Cron-Ausdruck in das benutzerdefinierte Feld ein.
Mindestkadenz: Zeitpläne dürfen nicht häufiger als alle 5 Minuten laufen. Ausdrücke, die häufiger feuern (zum Beispiel * * * * * oder */1 * * * *), werden beim Speichern abgelehnt. Das schützt den gemeinsamen Versand-Sweep pro Minute vor einzelnen übereifrigen Workflows.
Geplante Workflows verwenden die synthetische Auslöser-Entität Schedule. Platzhalter wie {{now}} und {{now -7d}} werden zur aktuellen Ausführungszeit aufgelöst und werden oft mit For-Each-Abfragen kombiniert, um Datensätze aus einem gleitenden Fenster abzurufen.
Zeitrelative Auslöser
Zeitrelative Auslöser feuern N Minuten, Stunden oder Tage vor oder nach einem Datum-/Zeitfeld einer gewählten Entität. Konfigurieren Sie:
- Entitätstyp: jede Auslöser-Entität mit Datum-/Zeitfeldern.
- Feld: das Datum-/Zeitfeld (due_date, start_at, detected_at und so weiter).
- Offset-Wert: eine positive ganze Zahl.
- Offset-Einheit: Minuten, Stunden oder Tage.
- Richtung: vor oder nach.
Typische Anwendungen: “24 Stunden vor Aufgabenfälligkeit”, “1 Stunde vor Kalenderereignis” oder “3 Tage nach Vorfallserkennung”.
Inaktivitätsauslöser
Inaktivitätsauslöser feuern, wenn ein Datensatz für eine konfigurierte Dauer nicht aktualisiert wurde. Konfigurieren Sie einen Entitätstyp, einen Schwellenwert und eine Schwelleneinheit.
Mindestschwellenwert: ist die Einheit Minuten, muss der Wert mindestens 15 betragen. Schwellenwerte in Stunden oder Tagen sind davon nicht betroffen. Optionale Statusfilter und Ausschlussbedingungen grenzen ein, welche Datensätze berücksichtigt werden.
Typische Anwendungen: “Ticket länger als 3 Tage offen”, “Lead ohne Aktivität für 7 Tage” oder “Testausführung 24 Stunden nach Zyklusstart nicht begonnen”.
Manuelle Auslöser
Manuelle Workflows blenden eine Schaltfläche Workflow ausführen auf den Detailseiten von Issues, Tickets, Aufgaben, Leads, Deals, Opportunities und Kontakten ein. Beim Klick läuft der Workflow gegen den aktuellen Datensatz.
Konfigurieren Sie die Liste entity types, wenn Sie einen rein manuellen Auslöser verwenden, oder setzen Sie manual_enabled = true auf einer anderen Auslöserquelle, um diesen Workflow zusätzlich als manuelle Ausführungsoption bereitzustellen.
Webhook-Auslöser
Webhook-Workflows stellen eine öffentliche URL bereit, an die externe Systeme JSON-Nutzlasten posten können. Der Workflow signiert und verifiziert jede Anfrage mit einem Geheimnis, das Sie über einen Einmalanzeige-Dialog rotieren können.
- Erstellen Sie einen Workflow mit Auslöserquelle Webhook und Auslöser-Entität WebhookEvent.
- Speichern Sie den Workflow. Die Webhook-URL und das Signatur-Geheimnis werden einmal angezeigt. Kopieren Sie das Geheimnis sofort.
- Konfigurieren Sie das sendende System so, dass es JSON postet und den Signatur-Header einschließt.
- Verwenden Sie
{{trigger.payload.<key>}}Platzhalter in Aktionen, um Felder aus dem eingehenden JSON zu referenzieren. - Rotieren Sie das Geheimnis jederzeit von der Workflow-Detailseite. Das neue Geheimnis wird bei der Rotation einmal angezeigt.
Die Anomalieerkennung überwacht Spitzen bei Webhook-Anfragen. Überschreitet die 5-Minuten-Rate das Dreifache der rollierenden Basislinie (und liegt die Basislinie selbst über 10 Anfragen), wird pro Cooldown von 1 Stunde eine einmalige Warnung ausgelöst, damit Sie mögliche Kompromittierungen oder Fehlkonfigurationen untersuchen können.
Auslöser für Formularübermittlungen
Formular-Workflows laufen, wenn ein veröffentlichtes Formular abgesendet wird. Konfigurieren Sie eine Liste von form_ids am Auslöser. Feldwerte werden als Platzhalter {{trigger.<field>}} innerhalb der Aktionen bereitgestellt.
Typische Anwendungen: ein Kontaktformular in einen Lead verwandeln, ein Fehlerberichtformular in ein Helpdesk-Ticket verwandeln oder einen Onboarding-Workflow starten, wenn sich ein neuer Kunde registriert.
Auslöserbedingungen
Jede Auslöserquelle unterstützt optionale Bedingungen, die die Ausführung filtern. Die Bedingungen nutzen Vergleichsoperatoren (gleich, ungleich, enthält, in, nicht in, größer als, kleiner als) sowie reine Textoperatoren (beginnt mit, endet mit, Regex-Übereinstimmung, alle ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung). Bedingungen lassen sich mit AND-, OR- und NOT-Logik gruppieren.
Für E-Mail-Auslöser unterscheidet die Bedingung E-Mail-Klassifikation zwischen neuen eingehenden E-Mails und Antworten auf bestehende Tickets durch Prüfen von Betreffreferenzen und In-Reply-To-Headern.