Sie richten ein gemeinsames Postfach über das Menü Einstellungen (das Zahnradsymbol) unter Gemeinsame Postfächer ein. Ein gemeinsames Postfach wird genauso verbunden wie ein persönliches, mit Google (OAuth) oder IMAP und SMTP, ist aber nicht an eine einzelne Person gebunden. Stattdessen können alle Personen in Ihrem Konto mit den richtigen Postfach-Berechtigungen lesen und antworten, was es ideal für eine Support-, Vertriebs- oder Info-Adresse macht, an der ein ganzes Team arbeitet.
Wo gemeinsame Postfächer eingerichtet werden
Öffnen Sie das Menü Einstellungen (das Zahnradsymbol) in der oberen Leiste und wählen Sie Gemeinsame Postfächer. Diese Ansicht listet jedes gemeinsame Postfach im Konto auf, samt Anbieter, Status und letzter Synchronisierung. Das Erstellen eines gemeinsamen Postfachs ist eine administrative Aktion, daher benötigen Sie die Berechtigung, sie zu verwalten. Um zu beginnen, wählen Sie die Schaltfläche Gemeinsames Postfach hinzufügen.
Ein gemeinsames Postfach mit Google OAuth erstellen
Verwenden Sie Google für eine Gmail- oder Google-Workspace-Team-Adresse. Die Verbindung wird bei Google autorisiert, sodass kein Passwort in ISO Mate gespeichert wird.
- Öffnen Sie das Menü Einstellungen und wählen Sie Gemeinsame Postfächer.
- Wählen Sie Gemeinsames Postfach hinzufügen.
- Setzen Sie das Feld Anbieter auf Google (OAuth).
- Wählen Sie Google-Konto verbinden, melden Sie sich an und erteilen Sie im Popup die Zugriffsrechte.
- ISO Mate kehrt zu Gemeinsame Postfächer zurück und startet die erste Synchronisierung.
Ein gemeinsames Postfach mit IMAP und SMTP erstellen
Für eine Team-Adresse auf Outlook, Yahoo oder einem Firmenserver verwenden Sie den Anbieter IMAP/SMTP und geben die Einstellungen für Empfang und Versand ein.
- Wählen Sie Gemeinsames Postfach hinzufügen und setzen Sie das Feld Anbieter auf IMAP/SMTP.
- Geben Sie einen Anzeigenamen und eine E-Mail-Adresse für die gemeinsame Adresse ein.
- Geben Sie unter IMAP-Einstellungen den Host, den Port, die Verschlüsselung (SSL, TLS oder Keine), den Benutzernamen und das Passwort ein.
- Geben Sie unter SMTP-Einstellungen den Host, den Port, die Verschlüsselung, den Benutzernamen und das Passwort ein.
- Speichern Sie mit der Schaltfläche Gemeinsames Postfach hinzufügen, öffnen Sie dann das gespeicherte Postfach und wählen Sie Verbindung testen, um zu bestätigen, dass es funktioniert.
Die Einrichtungsansicht führt gängige Werte als Referenz auf, etwa Gmail über imap.gmail.com Port 993 (SSL) und smtp.gmail.com Port 587 (TLS). Anbieter mit Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen meist ein App-Passwort statt des normalen Login-Passworts.
Wer auf ein gemeinsames Postfach zugreifen kann
Gemeinsame Postfächer haben keine Mitgliederliste pro Postfach. Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen geregelt, sodass jeder Benutzer in Ihrer Organisation mit den passenden Postfach-Berechtigungen das gemeinsame Postfach öffnen und dessen Nachrichten bearbeiten kann. Um zu ändern, wer Zugriff hat, passen Sie die entsprechende Rolle unter Rollen & Berechtigungen an, statt das Postfach selbst zu bearbeiten.
Signaturen für das Team hinzufügen
Nachdem ein gemeinsames Postfach gespeichert wurde, öffnen Sie es erneut und wählen Sie Signaturen verwalten, um eine oder mehrere gemeinsame Signaturen für ein einheitliches Erscheinungsbild zu erstellen. Lesen Sie, wie Sie E-Mail-Signaturen verwalten, für den vollständigen Ablauf.
Mit dem verbundenen gemeinsamen Postfach kann Ihr Team Nachrichten verfassen, beantworten und weiterleiten und das E-Mail-Aktivitätspanel nutzen, um Nachrichten mit Helpdesk-Tickets zu verknüpfen. Für ein privates Konto lesen Sie, wie Sie ein persönliches Postfach verbinden.
Starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testphase und geben Sie Ihrem Team einen gemeinsamen Posteingang.